Hồ sơ, thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là gì? Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm? Quy trình thủ tục mở văn phòng đại diện thế nào? Lệ phí môn bài văn phòng đại diện…

Nội dung chính:

I.Văn phòng đại diện (VPĐD) là gì?

Văn phòng đại diện (tên tiếng anh là representative office) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện về quyền và lợi ích của doanh nghiệp. Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh (có nghĩa là VPĐD không hoạt động vì mục đích sinh lời);
Văn phòng đại diện có mã số thuế riêng 13 chữ số, không có tư cách pháp nhân, không bắt buộc phải có con dấu công ty;
Văn phòng đại diện cũng có giấy chứng nhận đăng ký hoạt động (còn được gọi là giấy phép kinh doanh văn phòng đại diện).

II.Hướng dẫn hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện

1.Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Để thành lập văn phòng đại diện, bạn cần chuẩn bị hồ sơ với các thành phần giấy tờ/tài liệu sau:

Hồ sơ mở văn phòng đại diện gồm:

Thông báo thành lập văn phòng đại diện;
Quyết định và biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của:
- Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;
- Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty hợp danh.
Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH 1 thành viên;
Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
Bản sao công chứng CCCD/hộ chiếu người đứng đầu văn phòng đại diện;
Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật);
Bản sao công chứng CCCD/hộ chiếu của người nộp hồ sơ.

2.Các bước thực hiện thủ tục mở văn phòng đại diện

Để thành lập văn phòng đại diện, bạn chỉ cần thực hiện theo 3 bước sau:

➤ Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như chia sẻ ở trên.

➤ Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.

Bạn có thể lựa chọn 1 trong 3 cách nộp sau:

Cách 1: Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KH&ĐT;
Cách 2: Nộp qua dịch vụ bưu chính Việt Nam (VNPost);
Cách 3: Nộp online trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.

➤ Bước 3: Chờ nhận giấy phép văn phòng đại diện.

Trong vòng 3 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KH&ĐT sẽ xét duyệt hồ sơ và phản hồi kết quả:

Nếu hồ sơ hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện;
Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KH&ĐT sẽ ra thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Sau khi chỉnh sửa, bổ sung, bạn tiến hành nộp lại hồ sơ.

Lưu ý:

Đối với trường hợp thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp có vốn nước ngoài thì yêu cầu về hồ sơ, thủ tục sẽ phức tạp hơn rất nhiều.

III.Các lưu ý quan trọng cần biết khi xin giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Nhìn chung, thủ tục thành lập văn phòng đại diện không quá phức tạp. Tuy nhiên, để hạn chế tối đa các phát sinh về chi phí và thời gian, trước và sau khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:

1. Trước khi thành lập văn phòng đại diện

Trước khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau:

➤ Đặt tên văn phòng đại diện

Tên văn phòng đại diện phải tuân theo quy định đặt tên tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020. Cụ thể:

Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm cụm từ “văn phòng đại diện”;
Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện không được sử dụng cụm từ “công ty” hoặc cụm từ “doanh nghiệp”;
Tên văn phòng đại diện được viết theo bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, các ký hiệu và chữ số;
Ngoài tên tiếng Việt, VPĐD có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài hoặc tên viết tắt.

Ví dụ: Văn phòng đại diện công ty TNHH Dịch vụ tư vấn tại Hà Nội.

➤ Địa chỉ thành lập văn phòng đại diện

Địa chỉ văn phòng đại diện phải chính xác và có đầy đủ thông tin như: số nhà, tên đường hoặc thôn, xóm, xã, phường; huyện, quận, thị xã; tỉnh hoặc thành phố. Ngoài ra, địa chỉ đặt văn phòng đại diện công ty không được là nhà chung cư, nhà tập thể.

➤ Kê khai thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện

Khi điền thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện phải cung cấp địa chỉ thường trú (theo CCCD/hộ chiếu) và chỗ ở hiện tại có đầy đủ số nhà, tên đường hoặc thôn, xóm, xã, phường, huyện, quận, thị xã, tỉnh hoặc thành phố…;
Ngoài ra, bản sao y chứng thực CCCD/hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện không được quá 6 tháng.

2.Sau khi được cấp giấy chứng nhận hoạt động của văn phòng đại diện

Để văn phòng đại diện được hoạt động một cách hợp pháp thì sau khi có giấy phép hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau:

➤ Treo bảng hiệu tại văn phòng đại diện

Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải treo bảng hiệu cho văn phòng đại diện. Biển hiệu phải đảm bảo đầy đủ các thông tin như: tên văn phòng đại diện, mã số thuế văn phòng đại diện, địa chỉ, tên cơ quan chủ quản.

➤ Nộp tờ khai và lệ phí môn bài

Trong thời gian được miễn lệ phí môn bài nếu công ty thành lập văn phòng đại diện thì văn phòng đại diện cũng được miễn lệ phí môn bài với thời gian tương ứng;
Mức lệ phí môn bài của văn phòng đại diện là 1.000.000 đồng/năm.

Lưu ý:

Trường hợp văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài.

➤ Các lưu ý khác

Nếu có bất cứ thay đổi nào liên quan đến nội dung hoạt động và nội dung thể hiện trên giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thì doanh nghiệp phải nhanh chóng thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép văn phòng đại diện;
Tuy văn phòng đại diện hoạt động theo ủy quyền của công ty mẹ, áp dụng hình thức hạch toán phụ thuộc và các khoản thuế, lệ phí sẽ do công ty mẹ thực hiện, nhưng khi các cơ quan quản lý yêu cầu giải trình, văn phòng đại diện vẫn phải chịu trách nhiệm trực tiếp giải trình.

IV.Câu hỏi thường gặp khi làm hồ sơ mở văn phòng đại diện

1. Văn phòng đại diện tiếng Anh là gì?

Văn phòng đại diện có tên tiếng Anh là representative office. Đây là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện về quyền và lợi ích của doanh nghiệp. Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh (có nghĩa là VPĐD không hoạt động vì mục đích sinh lời).

2. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm những gì?

Hồ sơ mở văn phòng đại diện gồm: thông báo thành lập văn phòng đại diện; quyết định và biên bản họp của hội đồng thành viên/hội đồng quản trị về việc thành lập VPĐD; quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH 1 thành viên...

3. Các bước để thành lập văn phòng đại diện?

Thành lập văn phòng đại diện gồm 3 bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ;
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở;
Bước 3: Chờ nhận kết quả trong vòng 3 ngày làm việc.

4. Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, hoạt động dưới sự ủy quyền của doanh nghiệp, do đó VPĐD không có tư cách pháp nhân.

5. Văn phòng đại diện có phải đóng lệ phí môn bài không?

Nếu trụ sở chính đang trong giai đoạn được miễn lệ phí môn bài thì văn phòng đại diện thành lập trong khoảng thời gian đó cũng được miễn lệ phí môn bài. Mức lệ phí môn bài của văn phòng đại diện là 1.000.000 đồng/năm.

Tuy nhiên, nếu văn phòng đại diện không sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài.

6. Sau khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện cần thực hiện những việc gì?

Các vấn đề cần lưu ý sau khi thành lập văn phòng đại diện là: treo bảng hiệu văn phòng đại diện, nộp tờ khai và tiền lệ phí môn bài (miễn lệ phí môn bài nếu doanh nghiệp trong thời gian miễn lệ phí môn bài)...

7. Văn phòng đại diện trực tiếp giải trình với cơ quan chức năng hay phụ thuộc trụ sở chính?

Trong một số trường hợp văn phòng đại diện phải trực tiếp giải trình hoặc cung cấp thông tin khi cơ quan chức năng yêu cầu mà không cần phụ thuộc hay chờ quyết định từ doanh nghiệp.

Gọi cho chúng tôi theo số Hotline 0978.950.015 để được hỗ trợ.

Chuyên mục: Thành lập Doanh nghiệp/ Chi nhánh/ VP Đại diện/ Địa điểm kinh doanh

Hồ sơ, thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện

Bình luận Facebook: