Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, doanh nghiệp sử dụng con dấu theo quy chế nội bộ. Tuy nhiên thực tế hồ sơ thường đóng dấu theo các cách sau:
1️⃣ Đóng dấu tròn lên chữ ký
Cách phổ biến nhất.
➡ Dấu tròn đè lên khoảng 1/3 chữ ký của người ký.
2️⃣ Đóng dấu treo
➡ Đóng ở góc trái trang đầu của văn bản.
➡ Thường dùng với hồ sơ nhiều trang, phụ lục, bản sao.
3️⃣ Đóng dấu giáp lai
➡ Đóng giữa mép các trang để đảm bảo các trang không bị thay đổi.
➡ Thường dùng cho hợp đồng, hồ sơ nhiều trang.
4️⃣ Đóng dấu sao y bản chính
➡ Ghi “Sao y bản chính”, ký tên, đóng dấu.
➡ Dùng khi sao chép giấy tờ của doanh nghiệp.
Lưu ý:
• Không bắt buộc mọi văn bản phải đóng dấu (nếu pháp luật hoặc quy chế DN không yêu cầu).
• Người đại diện hoặc người được ủy quyền chịu trách nhiệm sử dụng con dấu.
